Tudo sobre armazenamento de exames de pacientes

Atualmente, clínicas e hospitais buscam cada vez mais reduzir custos e aprimorar a eficiência de suas operações. Nesse contexto, sabemos que guardar exames dos pacientes é uma tarefa que exige planejamento e organização, além de muita paciência. Por isso, muitos gestores estão optando pelo uso da tecnologia na assistência à saúde.

No entanto, é preciso se atentar as legislações pertinentes ao modo e tempo de armazenamento de exames para que não ocorra perda, extravio ou dano dos documentos dos pacientes.

Neste artigo, vamos esclarecer algumas informações sobre o tempo de guarda para os exames, a importância da otimização de armazenamento para as instituições. Continue a leitura para saber mais!

Por quanto tempo se deve armazenar os exames de pacientes?

Segundo o Conselho Federal de Medicina (CFM) na resolução de Nº 1.821/07, fazem parte do prontuário médico do paciente exames que incluem imagem e laudos.  Até em 2018, no caso de documentos impressos em papel, estes deveriam ser mantidos nas instituições de saúde por, no mínimo, 20 anos. Já para os prontuários digitalizados, esse armazenamento deveria ser permanente.

Entretanto, de acordo com o Artigo 6º da Lei 13.787 de 2018, o armazenamento permanente de prontuários digitalizados deixou de ser necessário, se tornando obrigatório por 20 anos. Passado esse tempo, contado a partir do último registro no prontuário do paciente, o documento em papel ou digitalizado poderá ser eliminado.

E se o serviço de radiologia for terceirizado?

Na hipótese de terceirização do serviço de diagnóstico por imagem, a responsabilidade do armazenamento de exames radiológicos passa a ser da empresa terceirizada emitentes do exame, mesmo após encerramento ou quebra do contrato com a clínica ou hospital.

Cabe ao hospital ou centro de imagem guardar os dados completos referentes aos exames radiológicos e clínicos bem como as informações medicamentosas dos pacientes.

Se o paciente retirar o exame ainda é preciso armazenar?

O dever de armazenar os exames de pacientes termina a partir do momento em que o exame é retirado, no entanto, é obrigatório que uma via do laudo emitido e entregue seja arquivada na instituição de saúde por 20 anos.

Também é imprescindível que a instituição de saúde tenha o protocolo de entrega do resultado assinado pelo paciente ou responsável e o armazene pelo mesmo tempo que deveria armazenar o exame, para provas e eventuais processos judiciais.         

Como otimizar o armazenamento de exames?

Quando paramos para pensar, uma clínica ou centro de imagem que realiza em média quatro exames de imagem por dia, totalizando 1.460 exames por ano, ao fim de 20 anos vai armazenar 29.200 exames.

É um volume muito grande de documentos a serem armazenados e mantidos em bom estado, ocupando cada vez mais espaço físico considerável que precisa ser organizado e higienizado com frequência.

Um dos principais problemas do armazenamento de exames físicos é a organização que deve ser de fácil localização e identificação, além do espaço físico.

A boa notícia é que a Resolução CFM nº 1.821/07 apresentou uma alternativa para reduzir os problemas de segurança e armazenamento, sendo a digitalização de exames, laudos e prontuários na nuvem.

Os serviços de radiologia possuem autonomia para utilizar um servidor próprio, localizado na própria instituição e que atende a demanda do local, ou então, utilizar o servidor na nuvem que oferece ainda mais segurança tanto para a instituição quanto para os pacientes.

Dessa forma, os documentos armazenados na nuvem não ficam sujeitos a serem perdidos ou danificados devido a problemas no servidor, nem o centro de imagem fica limitado à capacidade do servidor, tendo a possibilidade de expandir o espaço de armazenamento em nuvem sempre que necessário.

O armazenamento de exames e laudos na nuvem, como no sistema PACS por exemplo, dispensa as instituições de saúde de ter espaço físico para guardar os exames de imagem e laudos, dessa forma, otimizando a rotina e tornando o trabalho das equipes mais eficiente.

A otimização do armazenamento de exames também tem possibilitado que clínicas e hospitais utilizem melhor os espaços que antes eram necessários para guardar o enorme volume de exames durante duas décadas.

Como alguma dos vários benefícios da otimização da guarda de exames, podemos destacar:

Redução de custos

Ter locais para armazenamento de documentos físicos costumam ter custos bastantes elevados. Com o avanço da tecnologia, os exames dos serviços de radiologia podem ser enviados automaticamente para a nuvem por meio de software como o PACS.

Com o auxílio das tecnologias, os exames podem ser enviados para a nuvem por meio do PACS, automaticamente. Com isso, servidores mais robustos e processos internos para armazenamento manual de documentos físicos deixam de ser necessários e, consequentemente, são reduzidos os custos envolvidos nesse processo.

Eficiência operacional e segurança da informação

Com serviços de armazenamento na nuvem integrados a soluções como o PACS, há redução significativa de custos destinados ao armazenamento de exames em meios físicos, como CDs, pen drive ou mesmo em papel.

Por conseguinte, o processo de gerir e armazenar a informação é otimizado, facilitando a localização dos exames, e tornando a rotina operacional do dia a dia das equipes mais eficiente.

Além disso, destacamos que o armazenamento na nuvem também contribui para a segurança da informação. Afinal, o armazenamento realizado apenas fisicamente está sujeito aos riscos de os documentos serem perdidos, danificados ou mesmo roubados.

O que diz a legislação sobre a guarda de exames?

Como já mencionado acima, a legislação de Nº 13.787 de 2018 é bem clara quanto ao tempo de armazenamento de exames sejam físicos, digitalizados ou eletrônicos, sendo de 20 anos tanto para documentos físicos como para documentos eletrônicos.

Para documentos físicos/impressos, a resolução de Nº 1.821/07 do CFM cita que os dados clínicos, medicamentosos, cirúrgicos e exames de imagem precisam ser guardados em local arejado, sem variações de temperatura e com controle rígido contra incêndios. Entretanto, com o impacto significativo da tecnologia nos dias de hoje, gestores de clínicas e hospitais estão optando pelo armazenamento na nuvem.

Segundo a Lei 13.787 de 2018 do CFM, é permitido o uso de sistemas online para o armazenamento dos documentos médicos, como o PACS por exemplo. Ela estipula, ainda, outros pré-requisitos e condições mínimas que os sistemas eletrônicos devem ter, a fim de assegurar a confidencialidade dos dados e a integralidade dos arquivos.

Assim, os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como são classificados pelo Conselho Federal de Medicina, precisam estar de acordo com as premissas com o “Nível de garantia de segurança dois (NGS2)”, do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, dessa forma, garantindo a segurança da informação entre médico e paciente.

Conclusão

Podemos concluir que guardar exames de pacientes na nuvem é, com certeza, a melhor solução até o momento para garantir a segurança da informação, além de reduzir drasticamente os custos e otimizar processos. Portanto, é válido considerar essa possibilidade na sua instituição de saúde. Quer saber mais sobre assuntos relevantes na área da saúde e gestão de clínicas? Assine a  newsletter da VX para não perder as novas atualizações do nosso blog!